Os desafios do eSocial

A implementação do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhis­tas (eSocial) é o mais acelerado dos projetos até então lançados no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). A escassez do prazo torna ainda maior o desafio de promover a mudança cultural exigida pelo novo processo.

O alerta é do professor Roberto Dias Duar­te, coordenador do MBA Empreendedorismo Contábil no B.I. International e integrante do grupo de Tecnologia do Conselho Regional de Contabilidade de Minas Gerais (CRC-MG). "De maior abrangência e impacto, o eSocial foi instituído em julho de 2013 e terá início em abril de 2014. Já o Sped Fiscal (EFD-ICMS/IPI), por exemplo, foi instituído em 2006 e os primeiros obrigados, 30 mil grandes contribuintes, só começaram a transmissão em 2009", compara.

Duarte considera que o motivo da pressa, demandada pela Presidência da República, seria poder incluir na campanha eleitoral do ano que vem a substituição da carteira de trabalho em papel por um cartão eletrônico. "Em minha opinião, a causa não é muito nobre e coloca em risco o projeto", avalia.

O cronograma anunciado prevê a obriga­toriedade de adesão para todas as empresas, incluindo o Microem­preendedor Individual (MEI) até 2015. Para os empregadores domésticos, depende de regu­lamentação da lei das domésticas.

O prazo é apertado, concorda o vice-presidente financeiro do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Asses­soramento, Perícias, Informações e Pesquisas de São Paulo (Sescon-SP), José Vanildo Veras. "A implementação deve ser iniciada, já que um dos objetivos do programa é reduzir a burocracia com a centralização dos dados em um único sistema, mas percebemos que as obriga­ções do Sped vão se acumulando muito rapidamente", argumenta.

Outro agravante, ressalta Veras, é o impacto nas pessoas físicas contratantes de empregados, que muitas vezes não detêm nenhum conhecimento sobre escriturações eletrônicas.

Mudança cultural

Não há duvidas de que passou da hora, então, de se preparar efetivamente para o eSocial. Até porque, conforme constatou uma pesquisa realizada pela Thomson Reuters, 70% das empresas sequer começaram a pensar no assunto. A demora compromete a adequação - sobretudo porque, além de preparação tecnológica e operacional, a nova escrituração requer uma rígida mudança cultural.

Apesar de baseado na legislação existente, o projeto atinge diretamente a cultura "extraoficial" da flexibilidade, praticada de forma geral, seja por empregadores, seja por empregados. "Procedimentos e prazos legais deverão ser rigorosamente respeitados, pois o monitoramento será constante. Tanto empregados quanto empregadores precisam compreender a dimensão desse aspecto", adverte Duarte.

Gestão da informação

No caso específico dos milhares de empreen­dimentos que têm os procedimentos trabalhistas realizados por assessorias contábeis, os especialistas veem outro fator de risco: a distribuição de processos e informações trabalhistas entre empresas.

Segundo o vice-presidente do Sescon-SP, a formatação do sistema está sendo pensada para empresas, e não para os prestadores de serviço, que executam, de fato, a maioria dos procedimentos. Mais do que nunca, o sucesso dependerá da qualidade da informação e da conformidade com os prazos. "Empresas e contadores terão de usar sistemas que integrem suas organizações e departamentos", recomenda o professor.

Duarte destaca, ainda, a importância da organização nos processos relacionados à questão trabalhista. "Grande volume de informações não é de controle direto de Recursos Humanos. Devem ser envolvidas, também, as áreas de tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeira", orienta.

Outra sugestão do professor é analisar cada informação requerida pelo eSocial e definir como, quando e por quem será inserida no sistema, criando um fluxo de dados que permita a implantação de um mecanismo tecnológico de integração dos departamentos e organizações.

Qualificação e aumento de custo

Práticas como os pagamentos realizados dia 30 por várias empresas, por exemplo, precisarão ser repensadas, reforça Veras. "Como pagar o funcionário neste dia, se é preciso levantar o ponto até a data? Será preciso adequar estas situações", ilustra. Nesse sentido, Duarte sugere agir preventivamente no diagnóstico e na correção de não conformidades trabalhistas.

Para o especialista do Sescon-SP, o caminho da gestão eficaz passa necessariamente pela contratação de pessoal qualificado e treinamento, o que afeta diretamente o custo e impacta principalmente os empreendimentos de menor porte, que não têm previsão orçamentária para estas adaptações. "As micro e pequenas empresas precisam se mobilizar, por meio de suas entidades, pois serão muito afetadas", aconselha.

Vale lembrar que a prestação de informações incorretas ou fora do prazo sujeita os empregadores às penalidades da legislação fiscal, tributária, previdenciária e trabalhista. A falta de adesão ao eSocial não tem, por ora, penalidades estabeleci­das normativamente.

Lembrando

O eSocial é a escrituração digital das informações sobre vínculo trabalhista. Engloba admissões, afastamentos temporários, aviso prévio, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuição previdenciária, algumas contribuições previdenciá­rias substituídas, e outros processos mais.

Cronograma

De acordo com informações fornecidas pela Receita Federal, que não haviam sido normatizadas até o fechamento dessa edição, a eSocial será implementada gradualmente:

Empresas do Lucro Real - cadastramento até 30 de abril de 2014, envio de eventos mensais de folha e apuração dos tributos em maio e substituição da Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP) em julho.

Empresas do Lucro Presumido e Simples Nacional - cadastramento até 30 de setembro de 2014, envio de eventos mensais de folha e apuração dos tributos em outubro e substituição da GFIP em novembro.

Substituição de informações acessórias, como Relação Anual de Informações Sociais (Rais) e Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf) - início de 2015, juntamente com o módulo da reclamatória trabalhista.

Microempreendedor Individual (MEI) e o pequeno produtor rural - Fim do primeiro semestre de 2014.

Empregadores domésticos - 120 dias após a regulamentação da Emenda Constitucional nº 72/13, sobre direitos trabalhistas dos empregados domésticos.

Fonte: http://www.contasemrevista.com.br/os-desafios-do-esocial.html