Como o eSocial impacta empresas em 2014

Sistema de Escrituração Fiscal Digital do governo federal exige o envio das informações do RH, como folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, contencioso trabalhista em novo formato.
O eSocial promete ser a grande preocupação para as empresas em 2014, sendo que as complicações para preenchimento do sistema não serão poucas, segundo especialistas. Já para o governo federal as expectativas são as mais positivas possíveis, o novo sistema deverá aumentar a arrecadação em 20 bilhões de reais.
O novo sistema de Escrituração Fiscal Digital estabelecerá o envio das informações do RH, como folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, contencioso trabalhista, dentre outros.

"Muitas empresas já realizam um trabalho de apoiar seus clientes em relação ao eSocial,  conscientizando a alta gestão, por meio de analises dos requisitos para o atendimento do eSocial,  identificando riscos, propondo soluções e ajustando processos, como exemplo o Saneamento de Dados Cadastrais, que será a primeira parte desta grande atividade", avalia Régis Lima, diretor comercial da Lumen IT. Porém, ele diz que a mudança traz impactos para as companhias.

Lima explica que o modelo adotado para o eSocial é uma evolução da arquitetura tecnológica da consagrada Nota Fiscal Eletrônica, o que minimiza os riscos e trás na bagagem de quem participou de projetos passados lições aprendidas importantes. Além dos requisitos funcionais e de negócio (leiaute, eventos, campos, regras de validação, entre outros).

Entretanto, ele diz que "é preciso que as empresas conheçam e envolvam os times de TI, pois o modelo de troca de informações envolve conceitos avançados de arquitetura. Estima-se que mais de 6 milhões de empresas em atividade no Brasil serão impactadas pelo eSocial.

O especialista aconselha fazer mapeamento antecipado das atividades podem ajudar e dar uma visão correta do caminho a seguir, bem como sugerir mudança de processos, para o atendimento capacitado desta nova obrigação.

"O mapeamento deve ser conduzido de forma à agregar o devido entendimento a base de conhecimento solicitada pelo projetoe Social, em que muitas vezes não há esta visibilidade por parte do contribuinte", diz o diretor da Lumen IT.

Lima destaca que a empresa deverá não apenas utilizar-se de uma a solução tecnológica para geração dos arquivos eletrônicos, mensageria e consistência prévia dos dados para transmissão, mas também recorrer a um completo conteúdo sobre a legislação previdenciária e trabalhista, para que estejam em compliance com as novas exigências do eSocial, assim  minimizando os impactos, riscos e esforços.

Mudança cultura

"Já fizemos uma análise bem aprofundada no eSocial, e podemos afirmar que a adaptação para as exigências será bastante trabalhosa principalmente para empresas, mas isso deve se concentrar no primeiro momento, por causa da grande informação que terão que ser inseridas no sistema”, conta o gerente trabalhista da Confirp Consultoria Contábil, Fabiano Giusti.

Ele acrescenta que o eSocial também obrigara à uma mudança cultural nas empresas. “Ações que eram comuns nas empresas terão que ser revistas, um exemplo são referentes aos exames demissionais e adminicionais, e a entrega do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que muitas empresas pediam para ser realizado depois da contratação, a partir de agora, o mesmo terá que acontecer com antecedência, senão, não poderá ser efetivado o contrato”.

Outro exemplo citado pelo especialista da Confirp são os casos de férias. “Atualmente as empresas em alguns casos marcam férias dos colaboradores sem os 30 de antecedências exigidos por lei, agora se fizerem isso estarão sujeitos a multas”.

Giusti também lembra que possivelmente haverá custos adicionais para as empresas. Entre os novos custos, o principal é o alto valor de atualização dos sistemas informáticos de folha salarial, que terão que ser compatíveis com o eSocial, sem falar nos investimentos em treinamento de empregados.

Além disso, no início haverá a convivência dos vários sistemas, como por exemplo, o eSocial e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged). Nesse período de transição, as empresas terão que arcar com o custo do envio de informações em duplicidade.

Em um primeiro momento, o sistema que veio para simplificar, poderá aumentar a burocracia e o custo administrativo. O novo modelo é mais um projeto do SPED, do qual já faz parte outros sistemas como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal, dentre outros.

Dessa vez, o sistema estabelece o envio de forma digital por parte das empresas das informações cadastrais de todos os empregados.

O empregador poderá acessar o site do eSocial para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

O lado positivo é que o sistema substituirá o envio de pelo menos nove obrigações acessórias que hoje são feitas mensal e anualmente — como o Caged, a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e informações a Previdência Social (GFIP).

Para os empregados o projeto também será uma interessante ferramenta de fiscalização, já que apenas com o CPF poderá acessar todas as informações de toda sua vida profissional, o que facilitará em muito também o processo de aposentadoria.

Cronogramas de implantação

Segundo informações do governo federal, as empresas precisam atender ao eSocial nas seguintes datas:

-  Empresas tributadas pelo Lucro Real devem efetuar o cadastramento em 30 de abril e entregar a folha de pagamento via eSocial em 30 de maio de 2014;

-  Empresas tributadas pelo Presumido e Simples Nacional devem efetuar o cadastramento em 30 de setembro de 2014 e entregar a folha de pagamento via eSocial em 30 de outubro de 2014.



Fonte: http://computerworld.com.br/tecnologia/2014/01/24/como-o-esocial-impacta-empresas-em-2014/

Walfrido
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