eSocial, a mais nova (e ainda obscura) obrigação das empresas

Módulo digital para coleta de informações sobre os empregados, entra em vigor em 2014. Empresas correm contra o tempo para se adaptar às exigências

Por Laura D’Angelo

O Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, está em atividade desde 2008. Através dele as empresas brasileiras passam, de forma digital, informações contábeis e fiscais diretamente para a Receita Federal. A partir de 2014, um novo módulo de preenchimento, o eSocial, será obrigatório aos empregadores, que terão que fornecer dados da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionados à contratação de mão-de-obra com ou sem vínculo empregatício. Prestes a entrar em vigor, as empresas tentam se adaptar ao novo sistema com as escassas instruções fornecidas pela Receita até agora.

esocial-350Quando foi formulado há cinco anos, o Sped previa a implantação do eSocial em 2014. O que se sabia, na época, é que o sistema contemplaria as informações relacionadas ao pagamento dos funcionários. Porém, em julho deste ano, quando foi divulgado o layout do novo módulo, percebeu-se que o volume de dados exigidos será muito maior. “O eSocial vai buscar concentrar em um único lugar as informações que hoje estão pulverizadas na Caixa Econômica Federal, no Ministérios do Trabalho e da Previdência Social”, explica Fernando Giacobbo, sócio da consultoria PwC. Assim, além da folha de pagamento, o sistema coletará os registros relacionados à previdência, acidentes de trabalho, admissão e demissão, férias, atestados médicos e outras informações (veja neste link os itens a serem preenchidos). A “novidade” trouxe dor de cabeça às empresas , que correm contra o tempo para levantar tantas informações. “Existem dados que sequer estão sendo capturados e que serão necessários para o preenchimento do arquivo”, completa Giancarlo Chiapinotto, gerente sênior de tributos diretos da PwC.

Uma das dificuldades do processo, segundo Giacobbo, é que as informações exigidas, normalmente, estão espalhadas na própria estrutura da empresa. Enquanto a contratação de terceiros que prestam serviços recorrentes, como limpeza e segurança, está sob o controle do setor de Recursos Humanos, outras contratações esporádicas, como serviço de consultoria ou de representantes comerciais, estão vinculadas à Controladoria ou à área Financeira. Em 2015, quando será incluído no eSocial o registro das reclamatória trabalhistas, o Jurídico também terá que se envolver no processo. Chiapinotto destaca que nem todas as empresas estão atentas às novas exigências e acreditam que o eSocial é um arquivo que ficará sob a responsabilidade da área de RH. “Mesmo que o maior volume de informações esteja no RH, o preenchimento transcende a área”, complementa Giacobbo. Para ele, a qualidade do sistema de comunicação de dados dentro da companhia é que pode ser o diferencial para que ela enfrente o processo de preenchimento com mais facilidade.

O eSocial também tem deixado as empresas em dúvida quanto a reestruturação de seus negócios. “Temos ouvido alguns questionamentos sobre o quadro de funcionários. Vou ter que aumentar o setor de RH para lidar com isso? Outros departamentos vão conseguir mandar os dados no tempo certo?”, conta Chiapinotto. A demanda pode exigir que as empresas tenham um pessoal destinado somente para o controle e para fazer os registros, que devem ter periodicidade diária, mensal ou ocasional. Pode ser necessário, também, que o sistema de gestão das informações atual tenha que ser padronizado com o utilizado com pelo o eSocial.

Maior fiscalização e os riscos para as empresas

De acordo com Chiapinotto, o risco inicial é que as empresas divulguem informações desencontradas. Existem obrigações, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), que vão, gradualmente, ser substituídas pela utilização do eSocial, porém ainda não deixam de ter suas entregas obrigatórias. “As empresas vão ter que tomar cuidado para não publicarem duas versões diferentes”, alerta. A maior facilidade de acesso e a concentração das informações atuais em um só sistema também aumentarão o controle dos dados fornecidos pela empresa no passado. “Nada impede que o governo faça um cruzamento, acesse as informações dos últimos cinco anos e faça uma autuação”, ressalta.

Na avaliação de Giacobbo o processo de autuação das empresas será mais rápido, pois as informações antes sob a responsabilidade dos ministérios estarão, a partir do eSocial, sob o poder de fiscalização da Receita Federal. “O Fisco já tem experiência nisso, é mais célere e pronto para fazer este controle”. Embora estejam sob olhares cada vez mais atentos, Giacobbo acredita que as empresas poderão diminuir as informalidades e tornar o processo de informação entre elas e o governo mais transparente. Ainda assim, ele faz uma faz uma ressalva. Quanto maior o nível de detalhes passados para Receita, maior a clareza. Porém, ficam mais evidentes as diferenças de interpretação das normas por parte da Receita e do contribuinte. O que para o declarante parece o certo, pode ser lido como um erro pelo Fisco. A “falha”, portanto, fica mais fácil de ser detectada – e o declarante, mais exposto.

Falta de esclarecimento

Apesar de entrar em vigor em 2014, existem ainda muitos pontos que não foram esclarecidos pela Receita Federal. Alguns materiais divulgados na imprensa dão conta que haverá um cronograma a ser seguido pelas empresas para facilitar a adaptação ao novo sistema. A notícia mais recente informa que as empresas de lucro real iniciariam o cadastramento em janeiro e, até julho, deveriam completar o preenchimento das demais obrigações. No entanto, ainda não há um comunicado oficial por parte da RF sobre o assunto.

No site do sistema (http://www.esocial.gov.br) a informação é de que o empregador, físico ou jurídico, grande ou pequena empresa, será obrigado a preencher o eSocial. Porém, segundo os consultores da PwC, o Ato Declaratório Executivo nº5, que aprova o layout do módulo, não especifica o tipo de empregador. Na avaliação de Giacobbo, a exigência não parece realista para micro e pequenas empresas que estão no Simples. Tampouco para os empregadores domésticos. “É exigir uma carga um tanto pesada para este nível de empresa. Vai ser oneroso, pois exige uma sofisticação do sistema de controle interno que a empresa não tem”, analisa.

O manual completo, com exemplos de preenchimento para cada campo, assim como o cronograma, seriam disponibilizados agora em outubro, o que ainda não ocorreu. Enquanto aguardam instruções mais completas, Chiapinotto aconselha às empresas que “arrumem a casa” antes de fornecerem as informações. “É importante ver quais dados já se tem, quais faltam e o que se deve fazer para consegui-los a tempo de cumprir com a obrigação”.


Fonte : http://www.amanha.com.br/home-internas/5604-e-social-a-mais-nova-e-ainda-obscura-obrigacao-das-empresas


Walfrido
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